10 pasos para realizar el Plan de Formación

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Todos conocemos los pasos que debemos seguir para elaborar un plan de formación, pero también debemos conocer los errores más comunes y las repercusiones que éstos conllevan.

El gran reto al que nos enfrentamos todos los años es la planificación de las actuaciones que llevaremos a cabo para el año siguiente. Tenemos varias fuentes de presión a las que enfrentarnos:

  • La demanda de los trabajadores.
  • La necesidad de justificar ante la dirección la utilidad de las acciones formativas y el coste de las mismas.
  • La búsqueda de buenos proveedores.
  • La calendarización de las horas de formación dentro de la jornada laboral.
  • Etc.

Con todo, muchas empresas terminan no realizando el Plan de Formación y sólo contratan lo que, de forma puntual, le pida algún trabajador independientemente de que esto cubra o no las necesidades de la empresa.

¿Qué debemos y qué no debemos hacer?

Vamos a analizar los pasos a seguir para elaborar nuestro Plan de Formación y los errores que se suelen cometer para poder evitarlos.

La primera pregunta que nos planteamos es: ¿Qué necesitan los trabajadores de mi empresa?

¿Qué necesitan los trabajadores de mi empresa?

  1. Detectar las necesidades formativas reales de nuestros trabajadores.Existen varios sistemas para detectar las necesidades formativas y hay que identificar aquellas que resulten más útiles para nosotros según las características de nuestra empresa.Uno de los errores más habituales es pedir participación de los trabajadores a través de, por ejemplo, un cuestionario de detección de necesidades formativas que, posteriormente, no se aprovecha para la ejecución de medidas específicas. Al pedir la participación de los trabajadores en el desarrollo de un plan de formación que se ajuste a las necesidades reales detectadas en el puesto de trabajo, hemos creado unas expectativas en los trabajadores que, si posteriormente no se llevan a cabo, éstas se verán frustradas, por lo que la próxima vez que pidamos su participación, desconfiarán de su utilidad y seguramente disminuirá considerablemente la participación.
  2. Marcar los objetivos. Es fundamental tener claro qué queremos conseguir con la formación. En este sentido tenemos que tener claro qué estrategia de desarrollo profesional tenemos con cada uno de los trabajadores para no caer en errores típicos. Por ejemplo, promocionar a un puesto de mando a un trabajador y posteriormente intentar darle formación en gestión de equipos cuando sus actuaciones ya han afectado al resto del personal.
  3. Identificar con los mandos y priorizar las necesidades específicas de cada área. La implicación de los mandos en el Plan de Formación nos permitirá ajustar las necesidades en cada caso, planificar y calendarizar de manera más realista, así como fomentar su participación en el seguimiento de los resultados de las acciones formativas. Debemos tener en cuenta que, si pedimos participación a los mandos, tendremos que estar dispuestos a escuchar aquellas necesidades o dificultades que encuentren y colaborar con ellos. En muchas ocasiones comprobamos que los sus objetivos difieren de quienes elaboramos el Plan de Formación porque, probablemente, no tenemos claro cuáles son nuestros objetivos.
  4. Definir las acciones formativas. En este punto tenemos que ser muy concretos con los contenidos, la modalidad de formación, las dinámicas, etc. En muchas ocasiones, los contenidos o la forma de impartición no se ajustan a las necesidades ni el perfil de los participantes. Si, por ejemplo, se incluyen en el mismo programa formativo al mayor número posible de participantes con el objetivo de amortizar costes y sin tener en cuenta los diferentes niveles de partida, probablemente la formación no pueda ajustarse a ninguno de ellos. De este modo, sólo conseguimos que los trabajadores consideren que esta formación es inútil o una pérdida de tiempo.

Ya tenemos claro qué necesitamos. Ahora la cuestión es: ¿cómo?

¿Cómo lo voy a organizar?

  1. El calendario. Resulta muy fácil pedir a los mandos un cuadrante con la disponibilidad de su equipo, pero la realidad es que hacen un gran esfuerzo por ajustarse a las horas y la carga de trabajo y cuando llega el momento de realizar la formación, no pueden prescindir de los trabajadores y dejan pendiente la formación para otra ocasión. Sin embargo, la inversión de tiempo ya estaba hecha y los costes asumidos. Esta falta de planificación hace pensar a los trabajadores que: «aquí todo se hace igual, de prisa y sin orden». La puesta en común del calendario requiere un análisis realista de la carga de trabajo, las vacaciones, las temporadas o campañas, etc.
  2. Definir el lugar y los medios de impartición. También podemos observar en muchas ocasiones situaciones en las que el espacio, horario y materiales no son adecuados a la formación que se recibe. Suele pensarse que, como somos compañeros y tenemos confianza, no importa que no tengamos, por ejemplo, espacio para apoyar la carpeta y poder escribir o realizar una dinámica concreta. Este apartado resulta de especial importancia.
  3. Definir el sistema de evaluación. Existen, al menos, dos tipos de evaluación que podemos realizar. La evaluación de adquisición de conocimientos o habilidades y la evaluación de la calidad de la formación. Ambas suelen quedarse en el olvido. Quizás la evaluación de la calidad de la formación pueda realizarse con más frecuencia al ser uno de los requisitos burocráticos de la FTFE. Pero el análisis de sus resultados no es tan habitual y una vez archivados, éstos no se tienen en cuenta. Es fundamental prestar atención a los resultados de las evaluaciones ya que éstos nos permiten identificar y realizar mejoras significativas.

Y ¿qué recursos vamos a necesitar?

¿Qué recursos necesitamos?

  1. Seleccionar a los proveedores. Este apartado es fundamental. No podemos dejarnos guiar exclusivamente por el precio, hay que valorar la especialización del proveedor en los servicios que nos va a prestar, así como el nivel de las personas que ejecutarán dichos servicios en nuestra empresa.
  2. Elaborar el presupuesto. Nos sirve de guía para saber cuánto vamos a necesitar invertir en formación. Cuando no damos este paso, podemos llegar incluso a terminar el año sin haber utilizados los créditos disponibles para la formación continua, por lo que estaríamos perdiendo recursos indispensables de nuestra empresa.
  3. Comunicar el Plan de Formación. Tener definido el Plan de Formación y comunicarlo adecuadamente permitirá al resto de la empresa poder organizar su tiempo y la colaboración con otros departamentos, pues se conoce tanto la disponibilidad de los trabajadores, como el alcance de las habilidades o conocimientos que están desarrollando. Al mismo tiempo, se crea en la empresa una cultura de crecimiento que hace sentir a los trabajadores que son una parte importante de ésta y toman consciencia de los recursos que se les están dedicando. Si el Plan de Formación no está bien diseñado o no se difunde apropiadamente, creará en los trabajadores dudas o desconocimiento acerca de las actuaciones empresariales.

En definitiva, tenemos que tener muy claros los objetivos que queremos conseguir y los medios disponibles para alcanzarlos. Pero siempre hay que avanzar, no podemos dejar la formación en un segundo plano porque es una de las principales armas que tenemos para ser competitivos en el mercado.

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